سمینار مدیریتی- آموزشی تشریفات کاربردی برای حضور در نمایشگاه‌ها و ارتباط با مشتری
30 فروردین 94
نمایشگاه کتاب تهران 16 اردبیهشت آغاز و تا 26 اردبیهشت ادامه خواهد داشت. بنیاد علمی آموزشی قلم‌چی نیز با نزدیکی به نمایشگاه بین‌المللی کتاب تهران، با برگزاری سمینار تشریفات کاربردی برای حضور در نمایشگاه‌ها به استقبال نمایشگاه تهران رفت. سخنران این سمینار علی محمدبیدارمغز سخنران و مدرس تشریفات کاربردی بین‌المللی و طراح و ارزیاب مراسم و سخنرانی‌ها و گردهمایی‌ها، دیدارها و تورهای ملی و بین‌المللی و رئیس سابق تشریفات نمایندگی دائم جمهوری اسلامی ایران در سازمان ملل متحد بود. بخشی از این سمینار در زیر آورده شده است:
ابتدا ارتباط برقرار کنید و سپس تعامل کنید. ارتباط نیز شامل ارتباط با خود، با خدا، با مردم و محیط است. با خود ارتباط خوبی داشته باشید و خودتان را بشناسید، تک‌تک شما باید بدانید 5 سال دیگر کجا و در چه جایگاهی هستید. در ارتباط با محیط دقت کنید که باید یکنواختی را از خود دور کنید، حتی عکس مانیتور خود را هرازچندگاهی تغییر دهید.
بالای 80 درصد ارتباط ما با مردم می‌گذرد و باید ارتباط را مدیریت کرد و ارتباط معناداری را با مردم شکل داد. در رابطه با مردم، آن‌ها را راهنمایی کنید. راهنمایی یک ارتباط اثربخش است و همواره باید مردم را دوست داشته باشید. کیفیت راهنمایی به کیفیت مدیریت ارتباطات بستگی دارد. فقط با صحبت کردن نمی‌توان مردم را راهنمایی کرد بلکه با چشم و لباس و لبخند می‌توان این کار را کرد. لبخند بهترین زینت چهره است به شرطی که لبخند واقعی باشد و با لبخند قبل از هر کسی، اول خودتان بهره مِی‌برید.
واژه‌ها بار معنایی دارند و در بیان خود بهترین کلمات را بر زبان جاری کنید.
در نمایشگاه، کنار غرفه یا کیوسک خود، دفتری ویژه نگارش نظارت و پیشنهادات و انتقادات مخاطبان در نظر بگیرید و هنگام نوشتن مردم نیز بالای سر آن‌ها نایستید.
هرگز در نمایشگاه به مخاطبان قولی ندهید که قادر به انجام آن نباشید.
متفاوت و صاحب اطلاعات باشید حداقل به اندازه‌ی شرح وظایف خود. به این روش راهنمای موثرتری خواهید بود و همواره با خود تکرار کنید که من می‌توانم.
الفبای راهنمایی عبارتند از:
رعایت آداب و حسن سلوک
ظاهر آراسته و لباس برازنده
قبل از ورود به غرفه یا کیوسک خود، خودتان را در آینه نگاه کنید و بررسی کنید که همه چیز مرتب باشد و هرگونه ناراحتی و خستگی را قبل از ورود به محل کار خود بیرون بگذارید و با انرژی مثبت به محل کار خود وارد شوید و تا لحظه ترک محیط کار، انرژی خود را حفظ کنید. مثبت باشید و مثبت بودن را با دیگران سهیم شوید.
گفتار پسندیده و فاخر به کار ببرید و از بهترین کلمات استفاده کنید.
حداقل آسیبی که عدم رعایت آدب می‌زند این است که سبب رنجش خاطر می‌شود و حداکثر سبب قطع مراودات می‌شود.
ادب یعنی خوب و درست در مسیر زندگی برانید، بدون آئین‌نامه. ادب قدرت می‌آفریند و یادتان باشد 25 درصد مراودات بین‌المللی به دلیل عدم رعایت ادب شکست می‌خورد و افراد موفق، موفق به نظر می‌رسند.
کلاس و متشخص بودن ناشی از خوش‌پوش بودن، خوش‌بیان بودن، خوش‌رفتار و خوش‌گفتار بودن است و این یعنی خوب حرف زدن و حرف خوب زدن.
در حضور مردم خوراکی میل نفرمائید و با کارد قطعات غذا یا میوه را در دهان نگذارید و از چنگال استفاده کنید.
59 درصد ارتباط شما و مخاطبان از طریق ظاهر شماست و اگر لباس فرم به تن خواهید داشت، حتما مرتب و همواره اتوشده باشد و کفش‌های خود را روزانه واکس بزنید. پوشش مرتب شما باید جدیت شما را نشان دهد. در واقع 5/3 ارتباط‌ها قبل از صحبت براساس ظاهر و لباس شما برقرار می‌شود. هم‌چنین 83 درصد دریافت‌ها از طریق چشم و بینایی دریافت می‌شود در نتیجه غرفه و کیوسک خود را بسیار آراسته و با دکوراسیون زیبا و در شان سازمان خود نگاهداری کنید. رنگ سرمه‌ای مناسب‌ترین رنگ برای لباس‌های رسمی است.
در صحبت‌های خود هرگز با انگشت دست به شخص یا جایی اشاره نکنید.
اولین معرف شخصیت شما خودتان و ظاهرتان است برخی معتقد هستند کارمندانی که قبل از حضور به محیط کار به خودشان و پاکیزگی خود اهمیت نمی‌دهند به مراجعه‌کنندگان خود نیز بی‌توجه خواهند بود.
تک‌تک شما نماینده و سفیر کانون هستید و رفتار و گفتار شما باید متناسب با سازمان شما باشد.
در صحبت و ملاقات با مردم هرگز به ساعت خود نگاه نکنید چرا که حاکی از بی‌احترامی است.
هنگام صحبت با مردم به آن‌ها زیاد نزدیک نشوید.
هر کلمه وزن دارد و مبادا کلامی بگویید که از وزن شما بکاهد. سعی کنید تکیه کلام نداشته باشید و آهنگ صدا خود را نیز کنترل کنید.
به صورت کارگاه عملی نحوه درست دست دادن و احوالپرسی نشان داده شد.
نحوه عملی درست دست دادن و احوالپرسی
گفتگو و معاشرت با مردم هنر است.
اگر در معرفی کالای موسسه خود قرار به ارائه دادن است بارها تمرین کنید و پاورپوینت تهیه کنید و احساس و صدا را با هم در حین ارائه تلفیق کنید در ارائه موضوع را بدانید و آنچه نیاز است از جمله میکروفون را آماده کنید. در جلسات رسمی حتما موبایل خود را خاموش کنید. پیام آن چیزی است که دریافت می‌شود پس در انتقال دقیق پیام خود و سازمان خود بکوشید.
رنگ استاندارد برای گوشی خود ا نتخاب کنید و ایمیل‌ها را نیز در اولین فرصت پاسخ دهید.در اماکن عمومی نیز از صحبت کردن با موبایل اجتناب کنید. اگر کسی با شما تماس گرفت و شما موفق به پاسخ نبودید بهتر است شما تماس نگیرید و با دیگران نیز بیش از 2 بار تماس نگیرید و اگر موفق به مکالمه نشدید دوباره تماس نگیرید.
هم‌چنین هیچ کدام از ما مجاز به ذخیره شماره تماس کسی بدون اجازه او نیستیم.
هرگز کسی از مشاوره بی‌نیاز نیست و حرف‌ها را بشنوید و بهترین را انتخاب کنید.
از اهمیت زبان بدن غافل نشوید زیرا نقش زبان بدن در برقراری یک ارتباط موثر، حدود 55 درصد است. کمی‌شوخ طبع باشید ولی در شوخ‌طبعی نیز هرگز افراط نکنید.
وقت‌شناسی یکی از عوامل مشترک موفقیت بسیاری از مدیران است و وقت‌شناسی نشانه‌ی قابل اعتماد بودن است. حتی احکام اسلام هم به زمان پایبند هستند مثلا در ماه رمضان یک ثانیه قبل از اذان صبح و یک ثانیه بعد از اذان مغرب زمان‌هایی است که مجاز به خوردن هستیم و در این فاصله باید روزه بود.
در نمایشگاه‌ها و موارد مشابه که خستگی و کار زیاد وجود دارد سلطه بر مصائب و سختی‌ها هنر بزرگی است و خستگی یک حس است و باید در رفع آن در حین کار بکوشید.
انسان‌ها به سه شیوه‌ی بصری، گوش دادن یا نوشتن یا لمسی حرکتی یاد می‌گیرند و بهتر است براساس خودشناسی مهارت‌ها و فعالیت‌هایی را دنبال کنید که بیشترین تاثیر یادگیری را در شما دارد. مثلا کسانی که بصری هستند اگر زیر کلمات یک شعر با مداد رنگی خط بکشند بهتر به خاطر می‌سپارند و کسانی که شنیداری هستند بهتر است مطلب را بسیار بشنوند.
اگر مدیر بخشی در نمایشگاه هستید یادتان باشد وظیفه شما هدایت، رشد وارتقا نیروها و کنترل و تحمل شرایط است. به کار گروهی ارج نهید و مقابله و مقایسه را انجام دهید. مقابله یعنی این‌که اختلاف‌های سازمان خود را با رقبا بیان کنید و مقایسه یعنی این‌که نکات مشترک را بیان کنید و هرگز نیز از سازمان‌های مشابه بد نگویید و به سوالات مخاطبان پاسخ مناسب دهید.
محیط نمایشگاه را مثبت کنید و سبب شکوفایی شوید. سعی کنید توانمند باشید و در داده ها و آمارهای خود چه گزارش‌های درون‌سازمانی و چه در گزارش به مردم، مطالب شما صحت داشته باشد و همواره امانت‌دار اطلاعات سازمان خود باشید.
همه باید از اتفاقات مهم درون سازمانی در نمایشگاه باخبر باشند و یک گروه منسجم و متحد باشید و اگر خلا ای در خلال کار پیش آمد مسئولیت‌پذیرانه آن را پر کنید.
چنان باشید که کردار و رفتار شما برند شما باشد.
در این جلسه بسیاری از همکاران کانون حضور داشتند که عکس آن‌ها در زیر آمده است:
مدیران مناطق تهران خانم ها
مدیران مناطق تهران آقایان
مسئولان مدارس سرای دانش خانم ها
مسئولان مدارس سرای دانش آقایان
مدیران واحد مدارس خانم ها
مدیران واحد مدارس آقایان
مدیران آموزشگاه‌ها
پشتیبان‌های دختر
پشتیبان‌های پسر
همکاران بنیاد و اتتشارات خانم ها
همکاران بنیاد و انتشارات آقایان
همکاران رهپویان دانش و اندیشه
تهیه و تنظیم
ناهید منجمی