معمولا ارسال مقاله براي مجلات خارجي به سه نوع صورت مي پذيرد:
۱. ازطريق سيستم آنلاين؛
۲. از طريق ايميل به سردبير؛
۳. از طريق سايت مجله.

 
در حال حاضر بيشتر مجلات بين المللي معتبر از سيستم آنلاين ارسال مقاله استفاده مي کنند. موسسه آي اس آي تحت برند ScholarOne خدمات دريافت مقاله از محقق و تحويل آن به دفتر مجله را انجام مي دهد. به ازاي تحويل هر 100 مقاله در سال، 3000 دلار و به ازاي تحويل 200 مقاله در سال 6000 دلار دريافت مي کند. بدين ترتيب که شما در سايت زير وارد مي شويد و همانند ايجاد يک ايميل در ياهو يا گوگل، ثبت نام مي کنيد و يک نام کاربري و رمز عبور براي خود تعريف مي کنيد. هر مجله نام کاربري و رمز عبور جداگانه مي خواهد. اين آدرس سايت است:

 
http://mc.manuscriptcentral.com/???
به جاي علامت سوال ها، نام اختصاري يا چند کاراکتر ديگر که به مجله مربوط مي شود قرار مي دهند. به مثال هاي زير توجه کنيد:

 
Journal of Service Management:
http://mc.manuscriptcentral.com/josm
 
Public Management Review:
http://mc.manuscriptcentral.com/rpxm
موسسه الزيوير هم سيستم خاص خودش را دارد. به آدرس زير:
http://ees.elsevier.com/???
دوستان، لازم نيست که اين آدرس ها را سرچ کنيد، هر مجله توي سايتش دقيقا نوشته که چطوري مي توانيد برايش مقاله بفرستيد. در مورد الزيوير مثال زير را ببينيد:
Energy Policy
http://ees.elsevier.com/jepo
 
در هر دو سيستم، هم نام مجله مشخص شده و هم نام انتشاراتي که قرار است مجله را چاپ کند. اين سيستم فقط رابط بين دفتر مجله و محقق است. وقتي که مجله آماده چاپ شد آنرا به انتشاراتي تحويل مي دهند.
براي ارسال از طريق سيستم آنلاين، شما وقتي وارد سايت شديد، گزينه Submit a New Manuscript را انتخاب کنيد.
 
از اين پس، 6 گام (معمولا 6 گام است، ولي در مواردي ممکن است بيشتر باشد) را بايد طي کنيد. در ابتدا نوع مقاله را انتخاب مي کنيد:
 
در گام دوم، عنوان مقاله را وارد کنيد:
 
در گام بعدي مولفين را به ترتيب اسامي وارد مي کنيد. در اين مرحله اگر شما Corresponding Author نباشيد، کل اطلاعات به حساب کاربري کسي را که بعنوان مولف مسئول تعريف کرده ايد منتقل مي شود و شما ديگر نمي توانيد ادامه دهيد. وقتي که اطلاعات ساير مولفين را وارد کرديد، سيستم بطور خود کار براي تمام مولفين حساب کاربري ايجاد مي کند و به آنها از طريق ايميلي که وارد کرده ايد اطلاع مي دهد.
 
بعد چکيده را وارد مي کنيد. مجلاتي که توسط امرالد چاپ مي شوند، از شما مي خواهد که چکيده را بصورت ساختار يافته و جدا جدا وارد کنيد.
 
در گام بعدي چندين گزينه را بايد علامت بزنيد، مبني بر اينکه اين مقاله قبلا براي جاي ديگري ارسال نشده است و توضيحات اضافي که مي خواهيد مطرح کنيد در قالب Cover Letter. در گام پنجم فايل ها را بايد Upload کنيد. شکل ها و نمودار ها بايد جدا باشند اما در متن بايد مشخص کرده باشيد مثال Insert Fig 1 here. در فايل اصلي که قرار است داوري شود به هيچ عنوان از مولفين نبايد اطلاعاتي باشد يا در متن اشاراتي شده باشد که مشخص شود مولفين چه کساني هستند (با عنوان Manuscript without Author Information). چون داوري بدون نام انجام مي شود. نام مولفين و ارتباط سازماني آنها (Affiliation) در فايل جداگانه اي بعنوان Title Page مي آيد. معمولا فايل اصلي بايد با حاشيه زياد (مثلا 3cm) و با فاصله خطوط زياد (Double Space) باشد. يک فايل هم تهيه کنيد که تمام اطلاعات مولف، متن مقاله، شکل ها و نمودارها در آن باشد. نام اين فايل را Manuscript with Author Information بگذاريد و با عنوان Supplementary Information بارگذاري کنيد.
 
وقتي که تمام فايل ها را بارگذاري کرديد، به گام آخر برويد که در آن گزينه زير در منوي اصلي فعال مي شود:

 
Submissions Waiting for Author’s Approval
و گزينه پيش روي شما است، يکي pdf و ديگري html که اگر هر کدام را بزنيد، يک فايل پي دي اف يا اچ تي ام ال از تمام چيزهايي را که بارگذاري کرده ايد به شما نشان مي دهد. وقتي که pdf مقاله را تاييد کرديد، گزينه Submit فعال مي شود. تا اين مرحله هر کاري کا انجام داده ايد در تمام مراحل 6 گانه، فقط اطلاعات در سيستم ذخيره مي شوند و به دفتر مجله ارسال نمي شوند، يعني شما مي توانيد Logout کنيد و در زمان ديگري برگرديد و به کارتان ادامه دهيد. اين چيز خوبي است، يک مقاله درپيت از يک جايي پيدا کنيد و دقيقا توي فرمتي که در Author’s Guideline گفته در بياوريد؛ يعني حاشيه اش را زياد کنيد، شکل ها و نمودار هايش را جا نماييد و نام مولفين را در فايل جداگانه اي بياوريد. بعد بصورت تمريني همه اينها را وارد کنيد، اما در مرحله ششم، گزينه Submit را کليک نکنيد. بعد به منوي اصلي بازگرديد (Author Dashboard) و کل مقاله را Delete کنيد.

 
برگرديم به ادامه Submission، خلاصه در گام ششم وقتي که Submit را کليک کرديد مقاله به دفتر مجله ارسال مي شود و شما ديگر نمي توانيد تغيير ديگري در مقاله بدهيد. از اين به بعد، هر بار مي توانيد به سايت مراجعه کرده و وضعيت مقاله را ببينيد.

معمولا اين مراحل را طي مي کند:
1.     Awaiting Editorial Office Check
2.     With Editor
3.     Under Review
4.     Accept، Reject، Major Revision و Minor Revision.

 
ولي شما منتظر همون Reject باشيد. چون اين يک چيز عادي است در مقاله نوشتن و معمولا هم به دليل انتخاب مجله نامناسب اتفاق مي افته. اگه پذيرش هم گرفت، چه بهتر.

 
۲. روش دوم ارسال، ايميل مستقيم به سردبير است؛ يعني بعضي از مجلات يک ايميل مشخص مي کنند که بايد مقاله را ضميمه کرده و به آن ايميل بفرستيد. نامه اي محترمانه در متن ايميل بنويسيد بعد بفرستيد. دفتر مجله به شما پاسخ مي دهد که در آن ايميل کد مقاله شما را نيز مي فرستد. بعد از حدود دو ماه دوباره ايميل بزيد و کد مقاله را هم حتما در ايميل قيد کنيد.
۳. روش سوم: در موارد نادري هم دفتر مجله يک قسمت در سايت قرار مي دهد که رويش نوشته Browse  و  يک قسمت ديگر هم Submit. وقتيBrowse  را کليک کنيد بعدش هم سابميت را بزنيد مقاله به دفتر نشريه ارسال مي شود، بدون اينکه اثري ار مقاله در سايت باشد يا چيزي به شما ايميل کنند.

 

عبدالعظيم ملايي