مديريت جلسات موضوع بسيار مهمي است که متاسفانه ، اکثر مديران از
اهميت آن غافل مي شوند و به همين جهت بخشهاي مهمي از زمان خود را در جلسات پياپي و
مختلف سپري مي کنند بي آنکه نتيجه ي کافي از آن دريافت کرده باشند . در زير چند
پيشنهاد کاربردي براي موثر تر شدن جلسات آمده است :
برگزاري جلسات کاري
سرزنده و لذت بخش، کارآيي جلسه را نيز افزايش مي‌‌دهد و بر خلاف آنچه بسياري فکر
مي‌‌کنند، در اين گونه جلسات خطر ايجاد تنش وجود نخواهد داشت.
مديريت چنين جلساتي کار چندان سختي نيست و براي برگزاري موفق آن
چهار قانون ساده وجود دارد:
1) هميشه هدفي مشخص براي جلسه داشته باشيد و امکان
برقراري ارتباط در سطح گسترده را فراهم کنيد.
2) کساني را که در جلسه شرکت مي‌‌کنند به افرادي که
حضورشان براي تحقق اهداف جلسه ضروري است، کاهش دهيد.
3) تحقيقات و مطالعات مورد نياز را قبل از جلسه
انجام دهيد.
4) جلسه را به موقع شروع کنيد و به موقع به پايان
برسانيد.
اگر اين کارها را انجام دهيد، جلسات مفيد و لذت بخشي خواهيد داشت،
چون عواملي را که موجب غيرقابل تحمل بودن جلسه شده‌اند، حذف کرده‌ايد.
راه ديگر براي اينکه
جلسات مفيدتري داشته باشيد اين است که رهبر گروهتان را وارد فرآيند برنامه ريزي
کنيد و به او در امور برنامه ريزي محيط، فعاليت‌ها و موضوع اصلي جلسه مسووليت‌هايي
واگذار کنيد. هر تيمي که من تاکنون با آن کار کرده‌ام شخص اولي دارد که با همه
اعضاي گروه آشنا است. به طور معمول، وقتي صحبت از فرهنگ‌سازي برنامه‌ريزي شده به
ميان مي‌‌آيد، اينگونه اشخاص به کار گرفته نمي‌شوند که اين فرصت از دست رفته بزرگي
است.
در اينجا ديدگاه‌ها و تجربيات دو مدير عامل را در زمينه بهينه‌سازي جلسات کاري بازگو مي‌کنيم:
برنت بشور، مديرعامل
و مالک شرکت Adventures
«در سال‌هاي اخير، جلسات کاري به کيسه بوکس صاحب‌نظران
امر کسب و کار تبديل شده است. اين روزها گفته مي‌‌شود که جلسات کاري، غيرموثر و
بسيار وقت گيرند و سرشار از صحبت‌هاي بي‌نتيجه، اما اين گونه نيست. جلسات امکان
تبادل اطلاعات را از طريق راه‌حل‌هاي تصويري و شنيداري فراهم مي‌‌کنند و نيز فرصتي
براي اعتمادسازي و شفاف‌سازي ايجاد مي‌‌کنند که اين کار از طريق ارسال ايميل هيچ
گاه حاصل نمي‌شود.
جلسات بايد هميشه يک
هدف کاملا مشخص داشته باشند. هيچ گاه براي گپ و گفت‌وگوي دوستانه دور هم جمع
نشويد. جلسات نياز به زمان بندي دارند و هر کس که در آن شرکت مي‌‌کند بايد بداند
که محدوديت زماني وجود دارد. در جلسات تنها افرادي بايد شرکت کنند که حضورشان در
جلسه ضروري است. حضور تعداد زيادي از افراد که هدف خود را از حضور در جلسه نمي‌دانند
و چارچوب زماني مشخصي ندارند، به راحتي مي‌‌تواند جلسه را خراب کند.
سعي کنيد تايمرهاي
کوچکي را وسط ميز جلسه قرار دهيد. وجود اين وسيله به همه يادآوري مي‌‌کند که به
زمان‌بندي توجه کنند. در نهايت، کاري کنيد که همه در جلسه صحبت کنند تا دليل
حضورشان براي گروه مشخص شود. اگر حرفي براي صحبت کردن نباشد، حضور آن شخص در جلسه
ضرورتي نداشته است.»
پابلو پالاتنيک،
مديرعامل فروشگاه آنلاين ShadesDadday،
»محيط کار براي همه، از بالاترين افراد تا پايين
ترين آنها از اهميت زيادي برخوردار است. با نگاهي به بزرگ‌ترين شرکت‌هاي تکنولوژي،
مي‌‌توان دريافت که محيط کار مثل يک زمين بازي براي افراد بزرگسال است. فراهم کردن
يک محيط کاري خوب براي کارمندان، به
فرهنگ شرکت و انتظارات شما از محيط کار و بازده کار براي مشتريان بستگي دارد.
جلسات يا غير از آن،
کار يا سرگرمي مي‌‌توانند همزمان وجود داشته باشند تا شرکتي موفق داشته باشيد.
براي اين کار فقط کافي است فرهنگ آن را
ايجاد کنيد و اجازه دهيد کارمندانتان بخشي از بينش و جنبش شرکت شما باشند.«